Objetividade é aliada para lidar com o excesso de e-mails

Posted: 4th agosto 2012 by Redação Blog Agência Impacto in Dicas para seu site

 

Objetividade é aliada para lidar com o excesso de e-mails

Qualidade de Vida

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O e-mail é um grande aliado na vida profissional, mas também deve ser usado com moderação

A boa comunicação é um atributo exigido do profissional moderno. A maneira de se relacionar com as equipes, clientes e parceiros deve ser eficaz, clara e consistente. Esses objetivos nem sempre são fáceis de serem atingindos devido ao volume excessivo de e-mails que circulam na rede mundial de computadores e entopem caixas postais eletrônicas pessoais e corporativas. Afinal de contas, tudo se resolve com um email ou há outras formas de comunicação?

A consultora de etiqueta empresarial Célia Leão explica que a rapidez com que tudo acontece hoje exige uma percepção para estabelecer prioridades. “O primeiro passo é entender o que é prioridade: uma ligação, enviar e-mail ou agendar uma reunião? Geralmente, é necessário ligar quando precisamos de uma resposta com um pouco mais de urgência, um esclarecimento ou um contato inicial. O e-mail é um grande aliado na vida profissional, mas também deve ser usado com moderação e o conteúdo deve ser o mais breve possível. E a reunião torna-se necessária quando o assunto for um pouco mais complexo”, sugere Célia.

Com mais de 600 eventos para cuidar durante o ano, a supervisora de Experiência de Marcas da Monsanto, Marli Ricetti, precisa administrar bem o seu tempo e manter uma organização na troca de e-mails, que chegam a 500 por dia. “Eu verifico sempre as mensagens e não deixo nada pendente para o dia seguinte. Primeiro, separo os e-mails por assunto, já vou lendo atentamente e respondo na mesma hora, dando prioridade aos prazos correspondentes”, comenta Marli.

Quem segue o mesmo ritmo de trabalho é a assistente de Assuntos Corporativos, Ivani Alexandre. Ela acredita que a organização é fundamental para conseguir controlar as centenas de e-mails que recebe todos os dias. “Vejo a urgência do pedido e, se for uma resposta rápida, muitas vezes um telefonema é melhor. Os e-mails são importantes para documentar um assunto, mas devem ser objetivos e somente para as pessoas que necessitam da informação”, afirma Ivani.

Priorização de tarefas

Além de destacar a objetividade como ponto importante em todas as situações, o supervisor da área Infraestrutura de IT da Monsanto, Edson Alves,  aponta outros itens que devem ser levados em consideração nas trocas de e-mails. “Sugiro que os  e-mails sejam objetivos e que o campo assunto contenha o tema da discussão, facilitando a visualização e avaliação do que deve ser tratado e como”, ressalta Alves.

Deve-se estar atento para que as caixas de entrada não fiquem lotadas. Ao receber um e-mail, ler com bastante atenção e responder o mais rápido são boas soluções. Outro cuidado é evitar usar o item “responder a todos” sem necessidade. “Tente enviar a resposta apenas para as pessoas que realmente precisam da informação”, alerta Alves

Marli, há 20 anos na Monsanto, e Ivani, há 14 anos na companhia, admitem que a dinâmica de trabalho mudou muito nos últimos tempos. Um documento, por exemplo, demorava mais tempo para ficar pronto. “Antes, eu datilografava um memorando com papel carbono e esperava de dois a três dias para que todas as pessoas pudessem tomar conhecimento. Hoje, com o uso do e-mail, todos ficam sabendo das decisões na mesma hora”, conta Marli.

Embora o avanço da tecnologia tenha proporcionado maior agilidade no trabalho, ela não substitui o contato pessoal e os relacionamentos. “Acho que o uso do computador contribuiu para que as pessoas se tornassem distantes umas das outras. Por isso, uso o e-mail somente para fins profissionais”, comenta Ivani. “A internet auxilia que as informações cheguem em tempo real, mas absolutamente nada substitui o calor humano. É importante criarmos raízes, tanto nos contatos profissionais quanto na vida pessoal”, afirma a consultora de etiqueta empresarial Célia Leão.

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